As informações produzidas nas empresas é cada vez maior, principalmente após a criação de softwares que utilizam técnicas de integração dos processos empresariais e que permite a produção de dados que servem de base para análises em tempo real com Business Intelligence.
A tendência atual das empresas onde
cada vez mais procurem diminuição de custos e mais eficiência como requisito para
compra dos sistemas de gestão empresarial, sendo disponibilizados na nuvem ou
fisicamente no local responsável pela Tecnologia da Informação na empresa, é
necessário ter um bom planejamento para a migração de dados, pois é um processo
que demanda as ferramentas corretas para que não haja prejuízos para a empresa.
Com um bom software de gestão, a
empresa passa a ter uma ferramenta que, além de integrar os dados, facilita o
processo. Quando o gestor decide migrar os dados sem critérios, está assumindo
um risco que envolve abrir mão de parte da comodidade que essas ferramentas
oferecem. Com os dados cada vez mais determinantes para a gestão, a perda de
informações pode ser crucial para a queda de produtividade.
Como funciona a
migração de dados de sistema?
Toda empresa nos dias de hoje
está com pelo menos um computador para executar alguma atividade necessária
digitalmente, geralmente utiliza um sistema de gestão, que integra todos os
setores, centralizando os dados e facilitando a estruturação das informações.
Se um dia você resolver trocar de sistema ou transferi-lo para a nuvem,
precisará manter todos esses dados estruturados, sem a necessidade de
cadastrá-los novamente.
É aí que uma boa migração de
dados aparece, para que os dados passem de um ambiente ao outro de maneira
direta. Dessa forma, o gestor pode reaproveitar as informações já registradas,
sem perder o histórico de clientes, parceiros e fornecedores, por exemplo. Esse
processo consiste na importação dos dados do software antigo para o novo
ambiente.
Quais os riscos que a
sua empresa corre durante o processo de migração de dados?
Nem sempre utilizar alguma
ferramenta ou função de importação do novo sistema é o suficiente para garantir
a segurança da migração dos dados. Isso porque, em alguns casos, pode haver uma
interdependência entre determinadas informações. Se essa questão não for
avaliada antes de dar início à migração, o processo poderá ser falhar e comprometer
as funcionalidades e consultas à informações contidas no banco dados do sistema.
Vale lembrar que uma migração
malfeita pode ocasionar a perda de dados, o que demandará tempo, dinheiro no
caso de corrompimento da base de dados para recuperação, duplicação de algumas
informações, o que pode aumentar volume de dados, deixar o seu sistema mais
lento ou fazer você pagar mais caro nos requisitos de hardware para um servidor
físico no local ou aumentar o valor do plano dos serviços em nuvem.
Quais são os passos
para uma migração de dados segura?
A migração não consiste apenas na
cópia das informações. Devido à complexidade do processo de migração será
necessário um planejamento.
Antes de tudo será necessário
acessar a base de dados do sistema atual e ser feita uma análise completa além
de exigir a dicionário de dados do banco de dados onde possui as definições e
representações dos elementos, objetos e processos de dados. A migração poderá
ser feita de uma única vez ou em etapas.
- Certifique-se
da necessidade de migração
A migração de dados é um processo
com informações entre diferentes ambientes de sistema, formatos e modelos de
armazenamento. Geralmente, acontece quando há uma necessidade de troca de
sistema ou de mudança de tecnologia.
- Faça um
planejamento
Para que não haja perda de dados deve-se ter um planejamento definido com todos os passos para que nada seja perdido.
- Integre a equipe
A migração de dados requer a atenção de todos os envolvidos para que todos participem do processo de documentação, estarem cientes do cronograma e das prioridades, todos devem saber exatamente o que fazer.
- Reavaliação dos registros
O monitoramento das informações
permite a validação dos dados, correção de algum erro com integridade,
garantindo que os cadastros do sistema estejam em conformidade.
Como vimos, a transformação
digital exige que a migração de dados seja feita seguindo conceitos, metodologias
e boas práticas de Segurança da informação seguindo critérios para manter os
dados com integridade, confidencialidade e disponibilidade. Não basta apenas
trocar os dados de um sistema para outro, isso pode colocar as informações em
risco e fazer com que sua empresa perca um dos bens mais valiosos utilizados
para a gestão, os dados que em conjunto são transformados em informações
valiosas como por exemplo indicadores que farão a empresa estar na frente de
muitas outras pela análise desses dados em tempo real ou como relatórios para
um planejamento futuro. No mais o segredo é planejar e conhecer muito bem o
novo ambiente.
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